記事番号：00134
サイボウズ Officeでは、ユーザーを追加した後、個人に許可するアプリケーションの設定やアクセス権の設定を組み合わせることで、閲覧できる範囲を制限できます。
なお、使用を制限できないアプリケーションについては、アプリケーションメニューや、トップページのパーツを各ユーザーの個人設定から削除して、特定のアプリケーションのみ表示させることもできます。
社外の方をユーザーとして追加して一部のデータのみ閲覧させたい場合や、出向・業務委託・アルバイトのメンバーなど、使用・閲覧できる範囲を限定したユーザーを追加したい場合は、必要に応じて以下の設定を行ってください。
アプリケーションの使用を制限する
- システム設定画面にアクセスする
クラウド版：システム設定画面にアクセスする
パッケージ版：システム設定画面にアクセスする
- 「カスタマイズ」セクションの「個人に許可するアプリケーション」をクリックする
- アプリケーションの使用を制限したいユーザーの「設定する」をクリックする
- 使用を許可しないアプリケーションのチェックボックスの選択を外す
- 「設定する」をクリックする
操作方法の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版：各ユーザーに許可するアプリケーションの設定
パッケージ版：各ユーザーに許可するアプリケーションの設定
注意
-
次のアプリケーションは、使用を制限することができません。
- 個人フォルダのメッセージ
- 個人フォルダのメモ
- メール
- タイムカード
- ToDoリスト
各アプリケーションにて、閲覧できるデータを制限する
サイボウズ Officeでは、次のアプリケーションでアクセス権を設定できます。
- スケジュール
- 掲示板
- ファイル管理
- 電話メモ
- アドレス帳
- カスタムアプリ
お客様の運用に合わせて、各アプリケーションごとにアクセス権を設定してください。
上記のアプリケーションでアクセス権を設定する手順の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版：アクセス権で利用できるユーザーを制限したい
パッケージ版：アクセス権で利用できるユーザーを制限したい
また、ユーザーの所属に合わせて、「社員」「社外ユーザー」「アルバイト」などの組織を作成し、アクセス権を組織単位で設定することもご検討ください。
組織を作成する手順、および組織にユーザーを所属させる手順の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版：組織を追加する、所属ユーザーを変更する
パッケージ版：組織を追加する、所属ユーザーを変更する
補足
- 報告書やプロジェクトでは、データを作成する際に、非公開に設定することができます。
非公開に設定する手順については、次のマニュアルを参照してください。- 報告書
クラウド版：報告書の非公開設定
パッケージ版：報告書の非公開設定
- プロジェクト
クラウド版：非公開プロジェクトの作成許可、プロジェクトの非公開設定
パッケージ版：非公開プロジェクトの作成許可、プロジェクトの非公開設定
- 報告書
- 個人フォルダのメッセージデータは、差出人と宛先に含まれるユーザーでのみ閲覧できます。
- ワークフローの申請データは、申請者本人、経路の処理者に含まれるユーザー、および運用管理者でのみ閲覧できます。
- 次のアプリケーションのデータは、ログインしているユーザーでのみ閲覧できます。
- 個人フォルダのメモ
- メール
- タイムカード
システム管理者であれば、全ユーザーのタイムカードデータを閲覧できます。 - ToDoリスト
個人設定で、不要なアプリケーションメニューを非表示にしたり、不要なパーツを削除したりする
◆不要なアプリケーションメニューを非表示にする
- 不要なアプリケーションメニューを非表示にしたいユーザーでログインし、ヘッダーの右側の「ユーザー名」をクリックする
- 「個人設定」をクリックする
バージョン10.7以下のパッケージ版 サイボウズ Officeをお使いの場合は、「詳細設定」タブをクリックします。 - 「カスタマイズ」セクションの「アプリケーションメニュー」をクリックする
- 「メニューの追加または変更」欄の「+追加する」をクリックする
- 「各アプリケーションへのリンク」を選択し、「アプリケーション」のドロップダウンリストから必要なアプリケーションを選択する
- 「追加する」をクリックする
- 必要に応じて、手順4.～手順6.を繰り返す
- 「メニューの表示設定」欄の「アプリケーションメニューの表示方法を変更する」をクリックする
- 「システムで設定されているアプリケーションメニューを表示する」のチェックボックスの選択を外す
操作方法の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版：不要なメニューを非表示にする
パッケージ版：不要なメニューを非表示にする
◆不要なパーツを削除する
- 不要なパーツを削除したいユーザーでログインし、ヘッダーの右側の「ユーザー名」をクリックする
- 「個人設定」をクリックする
バージョン10.7以下のパッケージ版サイボウズ Officeをお使いの場合は、「詳細設定」タブをクリックします。
- 「カスタマイズ」セクションの「トップページ」をクリックする
- トップページのカスタマイズが無効になっている場合は、「有効にする」をクリックする
バージョン10.7以下のパッケージ版 サイボウズ Officeをお使いの場合は、この手順は不要です。
- 切り替えの確認画面で、「有効にする」をクリックする
バージョン10.7以下のパッケージ版 サイボウズ Officeをお使いの場合は、この手順は不要です。
- 不要なパーツの「削除する」をクリックする
- 確認画面で、「削除する」をクリックする
- 必要に応じて、手順6.～手順7.を繰り返す
操作方法の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版：パーツを削除する
パッケージ版：パーツを削除する
注意
- 各ユーザーごとに設定する必要があります。システム管理者にて一括で設定することはできません。
- 各ユーザーが個人設定を操作した場合、アプリケーションメニューやパーツを任意に追加できます。
なお、個人設定を変更できないように制限することはできません。